Một email chuẩn mực bằng tiếng Nhật sẽ gồm có 7 thành phần. Tùy theo mỗi phần mà nội dung và cách trình bày sẽ có sự khác nhau. Hãy lưu ý để đừng bỏ sót các phần quan trọng cũng như chú trọng trong việc sử dụng ngôn từ phù hợp khi viết email bằng tiếng Nhật! Dưới đây là trình tự các phần:
1. 宛名 – Người nhận
Đây là phần mở đầu của tất cả các email dù là bằng tiếng Nhật hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác với mục đích nêu rõ danh xưng người nhận. Khi viết email bằng tiếng Nhật thì thường có 3 loại danh xưng tùy thuộc vào đối tượng nhận mail:
- Người nhận là một công ty/ tổ chức: ví dụ A株式会社 – Công ty cổ phần A
- Tên chức vụ: ví dụ 最高経営責任者 – Tổng giám đốc
- Họ và tên đầy đủ: ví dụ 宇多田 光様 – Bà Utada Hikaru
2. 挨拶 – Chào hỏi
Chúng ta biết rằng người Nhật luôn rất coi trọng lễ nghi và phép tắc khi giao tiếp trực diện hoặc thông qua một phương thức gián tiếp như email chẳng hạn. Thế nên, khi viết email bằng tiếng Nhật luôn có phần chào hỏi mở đầu rất lịch sự mà người gửi muốn gửi đến người nhận. Một số câu chào hỏi mẫu các bạn có thể tham khảo như:
- 突然のご連絡失礼いたします: Xin lỗi vì đã đột ngột liên lạc với anh/ chị thế này.
- お世話になっております: Cảm ơn anh/ chị đã giúp đỡ tôi.
- Khi người nhận làm việc cùng công ty thì có thể chào hỏi: お疲れ様です – Anh/chị đã vất vả rồi.
3. 名乗り – Xưng tên
Nếu là một buổi gặp gỡ trực tiếp thì bạn sẽ trao đổi danh thiếp với bên đối tác. Còn khi viết email bằng tiếng Nhật trong công việc thì các bạn sẽ trình bày rõ ràng tên công ty/ chức vụ/ họ tên đầy đủ của bản thân sau phần chào hỏi. Một số cấu trúc thường được dùng ở phần này như: Chức vụ + をしております, Họ và tên – です, Họ và tên – と申します.
4. 要旨 – Nội dung chính
Đây là phần tổng quát về nội dung và mục đích chính của một email chuẩn mực bằng tiếng Nhật nhằm giúp người nhận có thể nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng hơn. Trong trường hợp công việc đang gấp, cần bên nhận phản hồi sớm thì các bạn cũng nên trình bày rõ ràng ở phần này để tránh trường hợp phải chờ đợi quá lâu.
5. 詳細 – Nội dung chi tiết
Khi viết email bằng tiếng Nhật thì đây là phần mà các bạn phải trình bày cụ thể và chi tiết những thông tin muốn truyền đạt cho người nhận. Nên diễn đạt một cách ngắn gọn, súc tích, đi vào trọng tâm, tránh lan man khiến người đọc khó hiểu. Đặc biệt các bạn nên lưu ý không quá 20 – 30 chữ trong một dòng, sử dụng dấu câu phù hợp khi viết email tiếng Nhật.
6. 結びの挨拶 – Chào hỏi gắn kết
Sau khi đã trình bày xong những nội dung quan trọng của email thì các bạn cần chào hỏi một cách lịch sự ở phần này để tạo nên sự gắn kết giữa đôi bên kể cả là đối tác hay cùng công ty. Điều này sẽ tạo nên ấn tượng tốt trong lòng người nhận và là tiền đề cho những lần hợp tác tiếp theo.
7. 署名 – Ký tên
Kết thúc phần email tiếng Nhật là phần ký tên bao gồm các thông tin của người gửi như: Tên công ty, tên người gửi, địa chỉ liên lạc, số điện thoại… Với những thông tin này, người nhận có thể liên lạc lại trực tiếp bằng số điện thoại hoặc giao gửi đồ quan trọng đến địa chỉ.
Tóm lại viết email bằng tiếng Nhật trong công việc là một trong những kỹ năng cần thiết khi bạn làm nhân viên văn phòng cho các công ty liên quan đến Nhật Bản. Do đó, các bạn nên tìm hiểu và học hỏi cách viết thật chuẩn mực để tránh trường hợp bị lúng túng hay mắc phải sai phạm đáng tiếc khi được giao cho công việc viết email nhé!
