Viết báo cáo khi nào?
Văn bản báo cáo được thể hiện dưới dạng văn bản, với mục đích thông qua văn bản thể hiện những vấn đề, thông tin liên quan cho toàn bộ những bộ phận có liên quan. Và báo cáo được dùng:
- Cách viết báo cáo ở công ty Nhật, khi cần truyền đạt một vấn đề quan trọng đến cấp dưới hoặc muốn cho nhiều người biết hơn, hãy sử dụng tin nhắn văn bản.
- Khi cần bày tỏ nguyện vọng chính đáng của cá nhân, tập thể với cơ quan, cá nhân có thẩm quyền giải quyết thì sử dụng đơn yêu cầu.
- Viết báo cáo khi: cần báo cáo một việc gì đó lên cấp trên, người ta dùng văn bản báo cáo.
Phân loại báo cáo trong doanh nghiệp Nhật Bản
Trước khi muốn tìm hiểu cách viết báo cáo ở công ty Nhật bạn cần hiểu về các loại báo cáo tồn tại, từ đó mới có thể thực hiện đúng. Dưới đây là những loại báo cáo được sử dụng phổ biến nhất, hãy tham khảo nhé.
ぎょうむほうこくしょ– Báo cáo công việc
Đây là loại báo cáo phổ biến nhất, được chia thành 2 loại chính: báo cáo hàng ngày (về nội dung công việc mỗi ngày) và báo cáo hàng tháng (về tiến độ công việc theo tháng). Đặc biệt báo cáo công việc tháng sẽ trở thành cơ sở để xây dựng chiến lược, phương châm làm việc trong trung hạn.
Nên không chỉ là báo cáo công việc đơn thuần mà cần có thêm thông tin về công việc, kết quả đạt được, dự báo ngắn hạn và đề xuất các ý kiến, giải pháp phù hợp. Ngoài ra, cần kèm theo các tài liệu có số liệu thống kê để tăng tính khách quan của báo cáo.
しゅっちょうほうこくしょ– Báo cáo công tác
Đây là loại báo cáo với mục đích tổng kết những gì đã thu thập được trong chuyến công tác của bạn theo chỉ đạo của cấp trên. Yêu cầu đối với loại báo cáo này là trên cơ sở kết quả điều tra, số liệu, thông tin, cố gắng viết một cách trung thực, khách quan về nội dung và thành tích của chuyến công tác.
けんしゅうほうこくしょ-Báo cáo thực tập
Trong quá trình làm việc tại công ty Nhật Bản, sẽ có lúc bạn sinh viên tham gia chương trình du học Nhật Bản được tham gia các buổi đào tạo nhằm nâng tầm kiến thức cũng như kỹ năng trong quá trình làm việc.đ. Sau những buổi đào tạo đó, cấp trên của bạn cũng muốn biết bạn đã tiếp thu và học được những gì, thì chúng ta cần viết loại báo cáo này.
Trong đó, các buổi đào tạo, thực tập bên ngoài doanh nghiệp được coi là cơ hội rất tốt để tiếp thu những kỹ năng, kiến thức quý báu mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được khi đào tạo tại doanh nghiệp.
かいぎほうこくしょ– Báo cáo cuộc họp
Vì nội dung quan trọng nhất cần chú ý là nội dung thống nhất sau cuộc họp chứ không phải thảo luận, nên đối với loại báo cáo này cần ghi ý kiến thống nhất trước khi có báo cáo cụ thể. . Đây là một điểm quan trọng và để ngay cả những người không tham dự cuộc họp cũng có thể nắm bắt được kết quả của cuộc họp ngày hôm đó.
Hãy viết báo cáo sao cho thể hiện đầy đủ nội dung “Ai”, “Làm gì”, “Khi nào” để người khác cũng nắm bắt được nội dung cần làm mà không bỏ sót, nhầm lẫn. Và hơn hết, nội dung cuộc họp tại doanh nghiệp Nhật Bản sẽ khá dài và lan man, khi viết báo cáo hãy cố gắng tóm tắt nội dung chính một cách ngắn gọn nhất nhé!
Những chi tiết cần lưu ý khi viết báo cáo
Dưới đây là những lưu ý bạn cần nhớ trong những cách nhất:
Lỗi ngôn ngữ và văn phong
Các lỗi thường gặp là lỗi chính tả, dùng từ chưa phù hợp trong báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất: ta, tôi, chúng ta, từ cảm thán, từ địa phương, từ láy. .. đến báo cáo.
Cũng có trường hợp lời nói mơ hồ không rõ nghĩa, vế trước mâu thuẫn với vế sau. Để khắc phục lỗi này, người viết báo cáo nên đưa vào các câu chủ đề. Các câu sau sẽ bộc lộ ý của câu chủ đề đó. Bằng cách này, báo cáo của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và có ý nghĩa.
Lỗi nội dung
Có nhiều báo cáo không nêu bật những công việc đã làm mà viết những vấn đề không trọng tâm, ít liên quan đến tên báo cáo. Vì vậy, trước khi bắt đầu viết báo cáo, bạn cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý để triển khai nội dung báo cáo.
Xác định nội dung
Phải hiểu được nội dung, đối tượng mà báo cáo hướng tới bạn mới có thể làm tốt được và một báo cáo điển hình sẽ bao gồm các mục chính sau:
- Ngày tháng năm
- Tiêu đề
- người thông báo
- Người nhận
- nội dung báo cáo
- Nội dung tham khảo
- Tệp đính kèm
Cách viết báo cáo ở công ty Nhật đúng chuẩn
Nên đưa ra kết luận trước các báo cáo cụ thể: điều đầu tiên người đọc sẽ chú ý là phần kết luận trong báo cáo của bạn, vì vậy lời khuyên là hãy đưa phần kết luận lên đầu rồi mới đến phần kết luận. Lý do cũng như thông tin liên quan để biện minh cho kết luận.
Nên viết báo cáo có hình thức đẹp: một báo cáo “đẹp” giúp người đọc, dù là người bận rộn nhất cũng có thể nắm bắt ngay được nội dung chính. Khuyến khích các bạn sử dụng biểu đồ trong báo cáo sẽ giúp tăng độ “đẹp mắt” hơn nữa.
Đối với những nội dung chưa rõ ràng thì nên cụ thể hóa bằng con số trong báo cáo: như trên đã nói về những lỗi thường gặp, đối với những nội dung “mập mờ”, mang tính chất khó diễn đạt thành câu, sau đó chuyển cách biểu diễn thông tin sang dạng số để dễ hiểu hơn.
Mong rằng thông qua bài viết trên Mitaco đã giúp bạn biết cách viết báo cáo ở công ty Nhật sao cho phù hợp và đúng quy chuẩn nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ chúng tôi để được tư vấn cụ thể.
